Home | Kommunikation | Möten | Facilitatorn frigör tid och effektiviserar mötet

Facilitatorn frigör tid och effektiviserar mötet

By
Caroline Dunne - Möteslabbet Caroline Dunne - Möteslabbet

Professionell mötesfacilitering är sedan länge ett etablerat begrepp i många länder.

Att facilitera handlar om att underlätta och bidra till goda förutsättningar på ett möte. I den svenska mötesindustrin är den professionella mötesfacilitatorerna däremot en relativt okänd yrkeskategori, även om fler organisationer på senare år har upptäckt fördelarna med att anlita en facilitator på sina möten.

En facilitator som bidrar till roliga, kreativa och resultatorienterade möten kan spara pengar och ge en nytändning till organisationer vars möteskultur är förlegad. En av facilitatorns viktigaste roller är att agera neutral mötesledare och att ständigt föra mötet framåt mot ett gemensamt, förutbestämt mål. Facilitatorns roll är att alla deltagares röst ska komma till tals, hålla motivationen uppe och att behålla mötets röda tråd.

En oberoende, extern part som hjälper mötesdeltagarna att behålla fokus
- En professionell facilitator är en oberoende extern part som håller dialogen levande som ser  och bekräftar alla mötesdeltagare, bland annat genom att fördela ordet jämnt mellan olika individer, tona ner mötesdeltagare som har en benägenhet att ta stort utrymme och uppmuntra mötesdeltagare som sällan gör sin röst hörd, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet ,som bland annat hyr ut facilitatorer.
 
- Facilitatorn förhåller sig neutral till de ämnen som diskuteras, kan betrakta sammanhanget ur ett utifrånperspektiv. De har inte heller några egna preferenser eller något egenintresse kring frågorna på agendan.  Facilitatorn kan fullt ut fokusera på att underlätta och främja mötesprocessen, vilket främjar ett öppet och kreativt mötesklimat där deltagarna vågar dela med sig av sina åsikter utan att riskera att dömas eller kategoriseras, säger Caroline Dunne.

Facilitatorns ”verktygslåda” för dialogen framåt
En facilitator speglar och bekräftar gruppens och enskilda individers agerande och kan också bidra till att, på ett pedagogiskt sätt, visualisera och illustrera komplexa sammanhang och processer.  De sammanfattar, konkretiserar och hittar kärnan under mötets gång och säkerställer att samtliga mötesdeltagare är med på spåret och känner sig delaktiga.  Att föra dialogen framåt, uppmuntra alla mötesdeltagare till delaktighet och kreativitet och, inte minst, att hålla inspirationen och motivationen uppe, är andra viktiga uppgifter för en facilitator.

- En professionell facilitator har en ”verktygslåda” med olika metoder och tekniker som kan tillämpas i olika typer av möten och varierande konstellationer, beroende på sammanhang.  Det finns en mängd tekniker som kan användas för att föra vidare dialogen och se till att ett möte verkligen ger resultat och blir det konstruktiva forum som det ska vara, säger Caroline Dunne.

Facilitatorn bör engageras redan i planeringsprocessen
En facilitator kan vara ett användbart bollplank, även när ett möte planeras. Ofta involveras de alltför sent i processen, många mötesarrangörer behöver hjälp att komma fram till vilken mötesmiljö som kan vara lämplig, vilka metoder som ska användas och hur mötet ska planeras för att maximera dess effekt.  Caroline Dunnes tips till företag som funderar på att anlita en facilitator är att välja en som är ansluten till IAF, International association of facilitators.

- Facilitatorn kan bidra till att sätta upp ett övergripande mål för sammankomsten, föreslå en relevant agenda och vara med som rådgivare genom hela processen, från planering till uppföljning. I facilitatorns verktygslåda finns också metoder för att dokumentera möten på ett intresseväckande och effektivt vis.

  • Email to a friend Email to a friend
  • Print version Print version
  • Plain text Plain text

Tagged as:

No tags for this article

Rate this article

0