Home | Kommunikation | Möten | Kreativa mötesmiljöer ger bättre resultat

Kreativa mötesmiljöer ger bättre resultat

By
Kreativa mötesmiljöer ger bättre resultat

En kreativ mötesmiljö är så mycket mer än en färgglad fondvägg, ett par bekväma fåtöljer och en whiteboardtavla. För att skapa ett kreativt mötesrum som medarbetarna verkligen tar till sig och vill använda krävs en inredning som bottnar i organisationens värdegrund och en miljö som på ett lättöverskådligt sätt visualiserar pågående projekt.

-  Projekten tenderar att bli allt mer komplexa i takt med att allt fler organisationer arbetar i projektform. Många medarbetare knyts till allt fler projekt och behovet av en tydlig visualisering av projektarbetet ökar, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet och har arbetat med att inreda kreativa mötesmiljöer sedan mitten av nittiotalet.

Projektarbetet effektiviseras när aktuella projekt visualiseras
I maj 2011 invigdes det kreativa mötesrum som Caroline Dunne tillsammans med två medarbetare på länsstyrelsen har inrett och designat utifrån Länsstyrelsens kärnvärden och värderingar. I ett kreativt mötesrum kan man med fördel använda tavlor där allt projektarbete visualiseras. På tavlorna kan alla medarbetare se i vilken fas olika projekt befinner sig, vilka medarbetare som är involverade och hur nästa fas i projektarbetet ska genomföras.

Det kreativa rummet på Länsstyrelsen i Kronoberg har inretts utifrån organisationens kärnvärden från golv till tak. Rummet illustrerar dåtid, nutid och framtid och stimulerar till korta avstämningsmöten.  Det traditionella mötesmöblemanget har nämligen ersatts med ståbord och saccosäckar som inspirerar till effektiva och energigivande möten snarare än långsittningar. En viktig detalj är att rummet inte är bokningsbart, vilket också främjar korta möten framför onödigt långdragna sittningar.

Flexibel inredning som anpassas i takt med projektens utveckling
- Flexibilitet är ett av de absolut viktigaste ledorden när framtidens mötesrum inreds. Väggarna ska gärna bestå av ett material som gör det möjligt att skriva, projicera  teknik och sätta upp lappar var som helst i rummet, det traditionella bordet och stolarna ersätts med en inrednings som snabbt kan ändras utifrån mötets syfte och mål, säger Caroline Dunne.

Uppdraget att inreda det innovativa mötesrummet på Länsstyrelsens kontor i Växjö fick hon av landshövding Kristina Alsér, som genom åren gjort sig känd för att initiera intressanta korsbefruktningar mellan näringslivet och offentlig sektor.

Låt inredningen spegla verksamhetens värdegrund
Golvet täcks av en grön matta som påminner om gräs, från taket som ser ut som en stjärnhimmel, hänger två moln som återger länsstyrelsens vision om att vara ett föredöme. Övrig inredning speglar fyra av Länsstyrelsens kärnvärden tillit, öppenhet, ansvar och respekt.
- För att ett kreativt mötesrum verkligen ska få fäste bland medarbetarna gäller det att förankra rummet och dess inredning i ett teoretiskt budskap som fokuserar på de värderingar som ska genomsyra allt arbete. På Länsstyrelsen inleddes arbetet med mötesrummet med diskussioner om organisationens värdegrund, vilket är en bra utgångspunkt. Den inredning och de färgskalor man väljer bör också förankras i organisationens identitet för att tas på allvar och inte bara betraktas som en rolig grej, säger Caroline Dunne.

Caroline Dunne tipsar- så inreder ni ett kreativt mötesrum med långvarig effekt
1.Involvera medarbetarna redan från start. För att medarbetarna ska ta till sig och förstå idén bakom ett kreativt mötesrum gäller det att engagera dem redan när rummet planeras. Ge medarbetarna information om varför rummet skapas, hur det kan användas, på vilket sätt det kan förstärka effekten av ett möte och vikten av kreativa mötesmiljöer. På så sätt får ni medarbetarna med er på tåget redan från start.

2. Illustrera organisationens värderingar i den fysiska mötesrumsmiljön. Mötesrummet lämpar sig väl för att symbolisera och visualisera verksamhetens viktigaste kärnvärden. Genom att låta inredningen symbolisera organisationens själ kan nyanställda och besökare snabbt ta till sig er identitet och era främsta värderingar. Konkreta symboler säger ofta mer än tusen ord, åtminstone när man ska utrycka kärnvärden.

3. Låt rummet präglas av ständig förändring. Ett mötesrum befinner sig, liksom organisationen i övrigt, i en ständigt pågående förändringsprocess.  Betrakta inte mötesrummet som klart när det invigs, sträva istället efter att ständigt anpassa det efter era aktuella behov med hjälp av exempelvis flexibla färgsättningar och inredningsdetaljer. Rummet ska vara intressant att besöka, även för den som använder det ofta.

 

 

  • Email to a friend Email to a friend
  • Print version Print version
  • Plain text Plain text

Tagged as:

No tags for this article

Rate this article

0